Knjigovodstveni servis KONTO INDIKATOR

Godinama je u poslovnoj praksi bilo sasvim uobičajeno izraditi račun u računovodstvenom programu, spremiti ga u PDF formatu i poslati kupcu e-mailom. Dokument je stigao brzo, mogao se otvoriti na gotovo svakom računalu i nije ga trebalo ispisivati.

Zbog toga nije neobično što dio poduzetnika i danas smatra da je PDF račun poslan e-mailom zapravo eRačun.

Međutim, u sustavu Fiskalizacije 2.0 to nisu isti dokumenti.

Porezna uprava eRačun definira kao račun koji je izdan, poslan i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku koji omogućuje njegovu automatsku i elektroničku obradu. U svojim službenim uputama posebno naglašava da eRačun nije običan PDF dokument i da se njegova razmjena ne svodi na slanje privitka elektroničkom poštom.

Za poduzetnike ta razlika od 2026. više nije samo tehničko pitanje. Ona izravno utječe na to kako se račun izdaje, šalje, zaprima, knjiži i fiskalizira.

PDF je slika dokumenta za čovjeka, eRačun je podatak koji razumije i računalo

Najjednostavnije rečeno, PDF račun prvenstveno je napravljen tako da ga čovjek može pročitati.

Na njemu vidimo:

• naziv i podatke izdavatelja
• podatke kupca
• broj računa
• datum
• stavke
• cijene
• PDV
• ukupni iznos
• podatke za plaćanje

Međutim, računovodstveni program kupca ne mora nužno „znati“ gdje se na tom PDF-u nalazi OIB, gdje je datum dospijeća, a gdje iznos PDV-a.

Kod strukturiranog eRačuna ti podaci nalaze se u unaprijed definiranim elektroničkim poljima. Sustav ih zato može automatski prepoznati i obraditi.

Upravo je to ključna razlika.

PDF prikazuje podatke, dok strukturirani eRačun podatke prenosi na način koji omogućuje njihovu računalnu obradu.

Kako to izgleda u praksi?

Zamislimo da tvrtka svakog mjeseca primi 200 računa svojih dobavljača.

Ako svih 200 računa stiže kao PDF privitak e-mailom, netko mora:

• otvoriti poruku
• preuzeti dokument
• provjeriti podatke
• unijeti ili uvesti račun u računovodstveni sustav
• povezati ga s dobavljačem
• evidentirati iznose i porezne podatke
• spremiti dokument u odgovarajuću arhivu

Dio tih koraka može se automatizirati različitim softverskim rješenjima, ali PDF sam po sebi nije strukturirani eRačun.

Kod pravog eRačuna informacije se prenose u standardiziranom elektroničkom obliku, pa ih kompatibilni poslovni sustav može automatski preuzeti i dalje obrađivati.

Zbog toga se smanjuje potreba za ručnim prepisivanjem podataka.

Zašto nije dovoljno PDF-u napisati „eRačun“?

Naziv datoteke ne određuje vrstu dokumenta.

Datoteka:

eRacun_123.pdf

i dalje je PDF.

Jednako tako, račun koji je izvorno izrađen na računalu, potpisan digitalno ili poslan e-mailom nije automatski eRačun u smislu aktualnog sustava Fiskalizacije 2.0.

Odlučujuće je to je li dokument izrađen i razmijenjen u propisanom strukturiranom elektroničkom obliku.

Porezna uprava vrlo izravno pojašnjava kako je eRačun strukturirani račun koji omogućuje automatsku obradu podataka te da običan PDF nije eRačun.

Zašto onda uz eRačun ponekad ipak vidimo PDF?

Tu nastaje dodatna zabuna.

Korisniku je često praktičnije pogledati vizualni prikaz računa nego strukturirani zapis namijenjen računalnim sustavima. Zbog toga sustavi za eRačune mogu omogućiti vizualizaciju računa u čovjeku čitljivom obliku.

PDF zato može postojati kao prikaz ili dodatna vizualizacija sadržaja.

Ali važno je razlikovati:

PDF prikaz eRačuna nije ono što eRačun čini eRačunom.

Ključan je strukturirani elektronički dokument koji se može automatski obrađivati.

U hrvatskom sustavu razmjena se tehnički temelji na strukturiranim dokumentima, a Porezna uprava u aktualnoj tehničkoj dokumentaciji koristi UBL 2.1 shemu za dokumente koji se razmjenjuju unutar nacionalne eDelivery mreže.

Što se promijenilo od 1. siječnja 2026.?

Razlika između PDF-a i eRačuna posebno je važna zbog primjene novog Zakona o fiskalizaciji.

Od 1. siječnja 2026. porezni obveznici upisani u registar obveznika PDV-a u Republici Hrvatskoj obvezni su za propisane tuzemne transakcije izdavati i zaprimati eRačune.

Za porezne obveznike koji nisu u sustavu PDV-a tijekom 2026. uvedena je obveza zaprimanja eRačuna, dok njihova obveza izdavanja počinje 1. siječnja 2027.

Zato poduzetnik više ne može automatski pretpostaviti:

„Račun sam poslao kao PDF, dakle ispunio sam obvezu slanja eRačuna.“

Ako je za konkretnu transakciju propisana razmjena eRačuna, potreban je odgovarajući strukturirani dokument i propisani način njegove razmjene.

eRačun ne putuje na isti način kao običan e-mail

Kod klasičnog PDF računa proces je poznat:

izradi račun → otvori e-mail → dodaj PDF → upiši adresu kupca → pošalji.

Kod sustava eRačuna razmjena se odvija elektronički između odgovarajućih pristupnih točaka odnosno sustava koji omogućuju slanje i primanje strukturiranog dokumenta. Porezna uprava navodi da automatski postupak fiskalizacije prati razmjenu eRačuna između izdavatelja i primatelja.

Za poduzetnika to u praksi znači da mora imati rješenje putem kojeg će:

• izrađivati ili slati eRačune
• zaprimati eRačune
• pratiti njihove statuse
• omogućiti potrebnu fiskalizaciju
• povezati dokumente s računovodstvom

Za to se mogu koristiti odgovarajući poslovni programi i informacijski posrednici, a za dio manjih obveznika dostupno je i rješenje MIKROeRAČUN Porezne uprave.

Zašto je strukturirani format toliko važan?

Prednost nije samo u tome što je zakon tako propisao.

Strukturirani podaci omogućuju znatno veću automatizaciju poslovanja.

Kada račun stigne u obliku koji računovodstveni sustav može razumjeti, moguće je automatski prepoznati, primjerice:

• tko je izdao račun
• kome je račun izdan
• broj i datum računa
• datum dospijeća
• pojedine stavke
• količine
• cijene
• porezne osnovice
• stope i iznose PDV-a
• ukupni iznos

Umjesto da zaposlenik svaki podatak ponovno čita i ručno upisuje, velik dio obrade može se odvijati elektronički.

To može smanjiti broj pogrešaka nastalih prepisivanjem te olakšati rad poduzetniku i knjigovodstvu.

Manje ručnog rada ne znači da više ništa ne treba kontrolirati

Automatizacija je korisna, ali eRačun ne znači da se računi mogu prestati provjeravati.

Poduzetnik i dalje treba utvrditi:

• je li isporuka stvarno obavljena
• odgovara li iznos dogovorenome
• jesu li količine točne
• je li račun izdan odgovarajućem poslovnom subjektu
• postoji li pogreška zbog koje račun treba odbiti
• kako dokument treba evidentirati u poslovnim knjigama

Drugim riječima, automatski prijenos podataka nije isto što i automatsko donošenje poslovnih i računovodstvenih odluka.

Tu i dalje važnu ulogu imaju osoba odgovorna za poslovanje i knjigovođa.

Fiskalizacija sada prati i B2B eRačune

Još jedna važna razlika u odnosu na nekadašnje slanje PDF računa jest povezanost eRačuna s Fiskalizacijom 2.0.

Porezna uprava navodi obvezu dostavljanja fiskalizacijskih podataka za:

izlazne eRačune

ulazne eRačune.

Uz to postoje i obveze eIzvještavanja, poput dostave određenih podataka o naplati izlaznog računa ili odbijanju zaprimljenog eRačuna.

Zbog toga novi sustav nije samo drugačiji način slanja dokumenta kupcu.

Radi se o širem digitalnom toku računovodstvenih podataka.

Što znači „strojno čitljiv“ račun?

Izraz može zvučati komplicirano, ali njegova je ideja prilično jednostavna.

Ako čovjek na PDF-u pročita:

Ukupno za plaćanje: 1.250,00 EUR

njemu je odmah jasno što broj predstavlja.

Računalu je, međutim, potreban jasan podatak koji mu govori:

ovo je ukupni iznos računa.

Kod strukturiranog eRačuna upravo su takva značenja definirana unutar elektroničke strukture dokumenta.

Slično vrijedi za OIB, valutu, poreznu stopu, količinu, cijenu, datum i ostale podatke.

Zato različiti kompatibilni sustavi mogu međusobno razmjenjivati podatke bez potrebe da zaposlenik svaki račun ručno interpretira.

Što eRačun znači za knjigovodstvo?

Za računovodstvene servise promjena može donijeti učinkovitiju obradu podataka, ali pod uvjetom da su poslovni procesi dobro organizirani.

Poduzetnik i njegov knjigovođa trebaju jasno definirati:

• gdje se eRačuni zaprimaju
• tko ih prvi pregledava
• tko odobrava ulazne račune
• kako se obrađuju pogrešni ili odbijeni računi
• kako se račun povezuje s dokumentacijom o isporuci
• tko prati naplatu
• na koji se način dokumenti prenose u računovodstveni sustav

Ako poduzetnik uvede novi softver, ali pritom zadrži nejasne interne postupke, digitalizacija sama po sebi neće riješiti sve administrativne probleme.

KPD oznake dodatno pokazuju zašto strukturirani račun nije običan PDF

Kod eRačuna prema aktualnim pravilima važnu ulogu imaju i oznake KPD 2025. – Klasifikacije proizvoda po djelatnostima.

Porezna uprava navodi da se stavke roba i usluga u eRačunu povezuju s odgovarajućom šesteroznamenkastom KPD oznakom.

To znači da strukturirani račun ne prenosi samo vizualni naziv poput:

„računovodstvene usluge“

ili

„rezervni dio“.

On sadrži i strukturirane podatke potrebne za obradu prema pravilima novog sustava.

Zbog toga je bilo važno da poduzetnici svoje proizvode i usluge unaprijed pravilno povežu s odgovarajućim oznakama.

A što je s računima prema građanima?

Važno je razlikovati B2B poslovanje, odnosno račune među poslovnim subjektima, od računa u krajnjoj potrošnji.

Fiskalizacija 2.0 proširila je sustav na eRačune u poslovanju između poduzetnika, dok za račune prema krajnjim potrošačima postoje pravila fiskalizacije u krajnjoj potrošnji.

Porezna uprava ta dva procesa i tehnički razlikuje u okviru aktualnog sustava fiskalizacije.

Zato nije svaki izdani račun automatski ista vrsta dokumenta niti se za svaku transakciju primjenjuje potpuno jednak postupak.

Najčešća pogreška: „Mi već godinama šaljemo eRačune“

Ako poduzetnik kaže:

„Mi smo eRačune imali i prije Fiskalizacije 2.0, sve smo slali e-mailom u PDF-u“

vrlo je vjerojatno da zapravo misli na račune u elektroničkom vizualnom obliku, a ne na strukturirane eRačune u smislu novog sustava.

To nije samo terminološka razlika.

Ako je poduzetnik obveznik izdavanja eRačuna, PDF poslan na e-mail adresu kupca ne zamjenjuje propisani eRačun.

Zato je sada važno da zaposlenici koji izdaju račune znaju što se točno šalje i kojim kanalom.

Što bi svaki poduzetnik trebao provjeriti?

Ako još postoje nedoumice oko procesa, korisno je provjeriti nekoliko osnovnih stvari:

• jesmo li obveznici izdavanja eRačuna
• jesmo li obveznici njihova zaprimanja
• putem kojeg sustava razmjenjujemo eRačune
• jesu li podaci u poslovnom programu pravilno postavljeni
• jesu li proizvodi i usluge pravilno klasificirani
• zna li osoba koja izdaje račune razliku između PDF-a i strukturiranog eRačuna
• jesu li računovodstvo i poslovni softver međusobno usklađeni
• imamo li postupak za kontrolu i odbijanje pogrešnih računa

Što su te stvari jasnije postavljene, manje je prostora za nesporazume između poduzetnika, kupca i knjigovodstva.

Digitalizacija ima smisla tek kada je proces dobro organiziran

Jedna od prednosti eRačuna trebala bi biti smanjenje količine ručnog administrativnog rada.

Porezna uprava među ciljevima Fiskalizacije 2.0 navodi lakše porezno izvještavanje, smanjivanje broja određenih obrazaca, veću automatizaciju i bolju povezanost poslovnih sustava.

Međutim, korist neće biti jednaka za svaku tvrtku ako se prethodno ne prilagodi način rada.

Poduzetnik koji ima uredne šifrarnike, jasno definirane odgovornosti i dobru suradnju s knjigovođom lakše će iskoristiti prednosti digitalnog procesa od onoga kod kojeg se dokumenti obrađuju bez jasnog sustava.

KONTO INDIKATOR – knjigovodstvena podrška poduzetnicima u novom digitalnom okruženju

Promjene poput eRačuna i Fiskalizacije 2.0 pokazuju da suvremeno knjigovodstvo više nije samo evidentiranje dokumenata nakon što poslovni mjesec završi.

Poduzetnicima je sve važnije imati partnera koji prati porezne i računovodstvene obveze te im može pomoći razumjeti kako ih uklopiti u svakodnevno poslovanje.

U ponudi su, među ostalim, vođenje poslovnih knjiga, porezno i poslovno savjetovanje, obračun poreza, vođenje knjiga ulaznih i izlaznih računa te obračun putnih naloga i loko vožnje. Vlasnica obrta Dubravka Hinšt ima dugogodišnje iskustvo u knjigovodstvu i računovodstvu.

Ako vam pojmovi poput eRačuna, fiskalizacije ulaznih i izlaznih računa, KPD oznaka i novih digitalnih evidencija stvaraju nedoumice, kvalitetna knjigovodstvena podrška može pomoći da jasnije odredite što se odnosi upravo na vaše poslovanje i kako organizirati dokumentaciju.

Knjigovodstveni servis KONTO INDIKATOR može biti podrška malim i srednjim poduzetnicima koji žele uredno voditi poslovne knjige i lakše se prilagoditi računovodstvenim i poreznim promjenama.

PDF račun možemo pročitati na ekranu, ali eRačun ide korak dalje – njegove podatke mogu razumjeti i poslovni sustavi. Upravo je ta razlika temelj nove digitalne razmjene računa, a od 2026. za velik broj poduzetnika ona više nije pitanje izbora, nego dio redovitog poslovanja.