Javni bilježnik Tomislav Matijević

Dolazak kod javnog bilježnika najčešće je povezan s ovjerom potpisa, ovjerom preslika, punomoćima, izjavama, ugovorima, nasljednim, poslovnim ili drugim administrativnim potrebama. Iako se mnoge javnobilježničke radnje mogu obaviti brzo, postupak često traje dulje ako stranka ne ponese potrebne dokumente ili ako podaci u ispravi nisu potpuni.

Zato se prije odlaska javnom bilježniku isplati dobro pripremiti. Javnobilježnička služba, među ostalim, obuhvaća službeno sastavljanje i izdavanje javnih isprava te službeno ovjeravanje privatnih isprava, pa vrsta dokumentacije ovisi o tome zbog čega dolazite.

Osobni dokument je prvi i najvažniji

Bez važećeg osobnog dokumenta najčešće nije moguće obaviti radnju koja zahtijeva utvrđivanje identiteta. To može biti osobna iskaznica ili putovnica, ovisno o situaciji i vrsti postupka. Kod ovjere potpisa posebno je važno da osoba čiji se potpis ovjerava osobno pristupi ovjeri i ima važeći identifikacijski dokument.

Ako dokumentu istječe rok važenja ili su podaci promijenjeni, dobro je to provjeriti prije dolaska. Nevažeća osobna iskaznica, stara adresa ili pogrešno upisani osobni podaci mogu otežati postupak.

Ponesite ispravu koju treba ovjeriti ili potpisati

Ako dolazite zbog ovjere potpisa, potrebno je ponijeti pripremljenu ispravu, primjerice punomoć, izjavu, ugovor, suglasnost ili drugi dokument na kojem se potpis ovjerava. Prije dolaska dobro je provjeriti jesu li svi podaci u dokumentu točni, je li tekst potpun i treba li više primjeraka.

Kod ovjere potpisa javni bilježnik potvrđuje potpis i identitet potpisnika, dok sadržaj dokumenta treba biti jasan osobi koja ga potpisuje. Ako niste sigurni u pravne posljedice isprave, preporučuje se prije potpisa zatražiti odgovarajući pravni savjet.

Kod punomoći pripremite podatke obje osobe

Punomoći su jedan od čestih razloga dolaska javnom bilježniku. Ako nekoga ovlašćujete da u vaše ime obavi određenu radnju, potrebno je imati točne podatke opunomoćitelja i opunomoćenika. To najčešće uključuje ime i prezime, adresu, OIB ako je potreban te jasnu naznaku za što se punomoć izdaje.

Nejasno napisana punomoć može kasnije stvarati probleme kod institucije, banke, poslovnog subjekta ili druge strane kojoj se predaje. Zato je dobro unaprijed razmisliti treba li punomoć biti opća ili posebna, odnosno odnosi li se na jednu konkretnu radnju.

Za ovjeru preslike ponesite izvornik

Ako trebate ovjeriti presliku dokumenta, potrebno je donijeti izvornik dokumenta i presliku, odnosno dokument koji se treba usporediti s izvornikom. To mogu biti svjedodžbe, diplome, rješenja, potvrde, ugovori, osobni dokumenti ili druge isprave, ovisno o potrebi.

Važno je da izvornik bude čitljiv, potpun i bez oštećenja koja bi mogla otežati usporedbu. Ako trebate više ovjerenih preslika, dobro je unaprijed pripremiti dovoljan broj kopija ili se raspitati može li se kopiranje obaviti na licu mjesta.

Kod poslovnih dokumenata pripremite podatke o tvrtki ili obrtu

Kada javnom bilježniku dolazite zbog dokumenta koji se odnosi na tvrtku, obrt, udrugu ili drugi poslovni subjekt, osim osobnog dokumenta često su potrebni i točni podaci o subjektu. To može uključivati naziv, sjedište, OIB, podatke o osobi ovlaštenoj za zastupanje, pečat ako se koristi i dokument koji se ovjerava ili potpisuje.

Ako dolazite u ime pravne osobe, dobro je unaprijed provjeriti jeste li ovlašteni za potpisivanje određenog dokumenta i trebate li dodatnu dokumentaciju. Time se izbjegava situacija da se postupak mora odgoditi zbog nepotpunih podataka.

Kod ugovora i izjava važni su potpuni podaci svih strana

Ako se ovjerava potpis na ugovoru, izjavi ili suglasnosti koja uključuje više osoba, potrebno je provjeriti jesu li svi podaci pravilno uneseni. Ime, prezime, adresa, OIB, podaci o nekretnini, vozilu, predmetu ugovora ili drugoj važnoj stvari trebaju biti točni i usklađeni s dokumentacijom.

Ako potpisuje više osoba, svaka osoba čiji se potpis ovjerava treba imati važeći osobni dokument i doći osobno, osim ako za konkretnu situaciju postoji drugačiji propisani način postupanja.

Dokumentacija o predmetu pravnog posla može biti važna

U nekim situacijama nije dovoljan samo osobni dokument i tekst isprave. Ako se dokument odnosi na nekretninu, vozilo, nasljedstvo, poslovni udio, obiteljsku suglasnost ili drugu konkretnu stvar, mogu biti potrebni i dodatni podaci ili prilozi.

Primjerice, korisno je ponijeti podatke o nekretnini, prometnu dozvolu, raniji ugovor, rješenje, izvadak, potvrdu ili drugi dokument koji pojašnjava predmet isprave. Budući da se potrebna dokumentacija razlikuje od slučaja do slučaja, dobro je prije dolaska nazvati ured i provjeriti što treba pripremiti.

Ne dolazite s neprovjerenim podacima

Jedna od najčešćih pogrešaka je dolazak s dokumentom u kojem podaci nisu provjereni. Pogrešan OIB, stara adresa, krivo ime, nedostajući prilog ili nejasan opis ovlaštenja mogu usporiti postupak. Javni bilježnik ima ulogu nepristranog povjerenika, a ne zastupnika stranke, pa je važno da stranka razumije dokument koji potpisuje i donese potrebne informacije.

Prije dolaska dobro je dokument pročitati polako, provjeriti sve brojeve i imena te po potrebi zamoliti drugu osobu da pregleda tekst. Takva mala priprema može uštedjeti puno vremena.

Kada je dobro nazvati prije dolaska?

Ako niste sigurni što ponijeti, najbolje je unaprijed nazvati javnobilježnički ured. To je posebno korisno kod složenijih ugovora, poslovnih dokumenata, isprava na stranom jeziku, dokumenata za inozemstvo, više potpisnika ili postupaka kod kojih rokovi imaju važnu ulogu.

Kratka provjera prije dolaska može pomoći da se pripreme potrebni dokumenti, dogovori termin i izbjegne nepotrebno ponovno dolaženje.

Za ovjeru potpisa, ovjeru preslika, punomoći, izjave, ugovore i druge javnobilježničke usluge, Javni bilježnik Tomislav Matijević pruža organiziranu podršku građanima i poslovnim korisnicima koji žele svoje dokumente pripremiti uredno i na vrijeme.

Kod javnog bilježnika najvažnije je doći pripremljen. Važeći osobni dokument, isprava koja se ovjerava, točni podaci i potrebni prilozi najbolji su način da se postupak obavi brže, jednostavnije i bez nepotrebnih zastoja.