Javni bilježnik Tomislav Matijević

Ovjera potpisa kod javnog bilježnika jedna je od najčešćih javnobilježničkih usluga s kojom se građani susreću u svakodnevnom životu. Potrebna je u situacijama kada određena izjava, punomoć, suglasnost, ugovor ili drugi dokument treba imati potvrdu da ga je potpisala upravo određena osoba. Iako se na prvi pogled čini kao jednostavna formalnost, ovjera potpisa ima važnu ulogu u sigurnijem pravnom prometu i administrativnim postupcima.

Kod ovjere potpisa javni bilježnik potvrđuje da je osoba dokument potpisala pred njim ili da je potpis koji se već nalazi na dokumentu priznala kao svoj, uz utvrđivanje istovjetnosti stranke. To znači da je naglasak na potvrdi identiteta potpisnika i samog potpisa, a ne na izradi sadržaja dokumenta.

Ovjera potpisa nije isto što i sastavljanje dokumenta

Jedna od čestih nedoumica je razlika između ovjere potpisa i sastavljanja isprave. Kada javni bilježnik ovjerava potpis, on u pravilu ne sastavlja sadržaj dokumenta niti nužno provjerava sve pravne posljedice onoga što je u dokumentu napisano. Zakon propisuje da se pri ovjeri potpisa javni bilježnik upoznaje sa sadržajem pismena samo u mjeri potrebnoj za upisnik, te nije odgovoran za sadržaj pismena.

Zato je važno da osoba prije dolaska zna što potpisuje i da, ako nije sigurna u sadržaj, zatraži odgovarajući pravni savjet prije same ovjere. Ovjera potpisa potvrđuje tko je potpisao dokument, ali ne znači automatski da je javni bilježnik sastavio ili pravno provjerio cijeli tekst.

Kada se najčešće traži ovjera potpisa?

Ovjera potpisa često je potrebna kod punomoći, izjava, suglasnosti, ugovora, dokumenata za različite institucije, banaka, poslovnih potreba, administrativnih postupaka ili situacija u kojima jedna osoba ovlašćuje drugu da nešto obavi u njezino ime. Potreba za ovjerom ovisi o vrsti dokumenta, instituciji kojoj se dokument predaje i svrsi za koju se koristi.

Primjerice, ovjera se može tražiti kada netko daje punomoć članu obitelji, poslovnom partneru ili drugoj osobi, kada se potpisuje određena izjava, kada se dokument predaje tijelu javne vlasti, banci ili drugoj ustanovi, ili kada se želi izbjeći dvojba oko toga tko je dokument potpisao.

Punomoći su čest razlog dolaska javnom bilježniku

Punomoć je dokument kojim jedna osoba ovlašćuje drugu osobu da u njezino ime obavi određenu radnju. To može biti preuzimanje dokumentacije, zastupanje u određenom postupku, obavljanje administrativne radnje ili neka druga jasno određena svrha.

Kod punomoći je posebno važno da podaci budu točni: ime i prezime, adresa, OIB ako je potreban, podaci opunomoćitelja i opunomoćenika te jasno opisano što se punomoćju dopušta. Nejasna ili nepotpuna punomoć može stvoriti probleme pri korištenju, zato ju je dobro pripremiti pažljivo.

Što ponijeti na ovjeru potpisa?

Prije odlaska javnom bilježniku potrebno je ponijeti važeći osobni dokument radi utvrđivanja identiteta, dokument na kojem se potpis ovjerava i, ako je potrebno, dodatne podatke koji se upisuju u ispravu. Ako dokument potpisuje više osoba, svaka osoba čiji se potpis ovjerava treba osobno pristupiti ovjeri ili postupiti prema pravilima koja se odnose na konkretnu situaciju.

Dobro je unaprijed provjeriti je li dokument potpuno pripremljen, jesu li svi podaci točni i treba li više primjeraka. Time se štedi vrijeme i smanjuje mogućnost da se postupak mora ponavljati.

Zašto je točnost podataka važna?

Kod dokumenata na kojima se ovjerava potpis, sitna pogreška može izazvati nepotrebne komplikacije. Pogrešno napisano ime, netočan OIB, stara adresa, krivi naziv tvrtke ili nejasan opis ovlaštenja mogu dovesti do toga da dokument ne bude prihvaćen ondje gdje se predaje.

Zato je prije potpisivanja korisno pažljivo pročitati cijeli dokument. Ako se radi o važnoj punomoći, izjavi ili ugovoru, ne treba žuriti. Bolje je odvojiti nekoliko minuta za provjeru nego kasnije ispravljati pogreške.

Kada ovjera potpisa olakšava administrativne postupke?

U mnogim svakodnevnim situacijama ovjereni potpis može pomoći da se postupak provede jednostavnije i sigurnije. To vrijedi kada osoba ne može osobno otići na određeno mjesto, kada ovlašćuje drugu osobu, kada institucija traži dodatnu sigurnost identiteta potpisnika ili kada se dokument koristi u službenoj komunikaciji.

Ovjera potpisa posebno je korisna kada se želi jasno potvrditi da je određena osoba pristala na sadržaj dokumenta vlastitim potpisom. Time se smanjuje mogućnost kasnijih nesporazuma oko autentičnosti potpisa.

Ovjera potpisa za poslovne i privatne potrebe

Građani ovjeru potpisa najčešće trebaju za privatne situacije, dok je obrti, tvrtke i udruge mogu trebati za poslovne i administrativne dokumente. U oba slučaja važno je da dokument bude pripremljen prema svrsi za koju se koristi.

Ako se dokument odnosi na poslovni subjekt, korisno je provjeriti treba li navesti funkciju potpisnika, naziv poslovnog subjekta, OIB, sjedište ili druge podatke. Kod privatnih dokumenata naglasak je najčešće na osobnim podacima potpisnika i jasnoći same izjave ili ovlaštenja.

Ne čekajte zadnji trenutak

Iako ovjera potpisa često ne traje dugo, dobro ju je obaviti na vrijeme. Ako je dokument potreban za predaju u određenom roku, za putovanje, bankovni postupak, natječaj, poslovni dogovor ili administrativni zahtjev, odgađanje može stvoriti nepotreban stres.

Priprema dokumenta, provjera podataka i dolazak s važećim osobnim dokumentom najjednostavniji su način da se postupak obavi uredno i bez zastoja.

Za ovjeru potpisa, ovjeru preslika, javnobilježničke usluge, pripremu dokumentacije i administrativne potrebe građana i poslovnih korisnika, Javni bilježnik Tomislav Matijević mjesto je na kojem se može dobiti stručna i organizirana javnobilježnička usluga.

Ovjera potpisa važna je kada je potrebno potvrditi identitet potpisnika i autentičnost potpisa na dokumentu. Uz dobru pripremu, točne podatke i pravovremen dolazak javnom bilježniku, cijeli postupak može biti jednostavan, brz i siguran.