UHY HB EKONOM - Revizija, računovodstvo i savjetovanje

Digitalizacija računovodstva značajno je promijenila način na koji računi ulaze u poslovni sustav tvrtke. eRačun više ne prolazi kroz klasičan proces zaprimanja papira, prosljeđivanja iz ureda u ured i konačne dostave računovodstvu. Dokument stiže elektronički, podaci se mogu automatski prenijeti u poslovni sustav, a obrada je znatno brža.

Ipak, brži primitak računa ne znači da bi svaki zaprimljeni eRačun trebalo automatski knjižiti i platiti.

Prije knjiženja potrebno je provjeriti je li roba ili usluga zaista naručena i isporučena, odgovara li cijena dogovoru, jesu li podaci na računu ispravni i postoji li odgovarajuće odobrenje troška. Upravo zato dobro postavljena interna kontrola postaje još važnija u digitalnom računovodstvu.

Zaprimljen eRačun nije isto što i odobren račun

Jedna od čestih pogrešaka u organizaciji poslovanja jest pretpostavka da je račun spreman za knjiženje čim je tehnički ispravno zaprimljen.

Prema važećem Zakonu o fiskalizaciji, izdavatelji i primatelji eRačuna imaju propisane obveze povezane s razmjenom i fiskalizacijom eRačuna. Primatelj je, primjerice, dužan provesti fiskalizaciju zaprimljenog eRačuna najkasnije u roku od pet radnih dana od primitka.

Međutim, tehničko zaprimanje i fiskalizacija ne zamjenjuju poslovnu kontrolu opravdanosti troška.

Tvrtka i dalje treba imati jasan postupak kojim se utvrđuje je li račun stvarno osnovan i spreman za knjiženje.

1. Prvu kontrolu treba napraviti osoba koja je robu ili uslugu naručila

Računovođa često ne može znati je li naručeno 20 ili 30 komada nekog proizvoda, je li marketinška kampanja zaista provedena ili je servis izvršio sve dogovorene radove.

To najbolje zna osoba ili odjel koji je napravio narudžbu.

Zato bi prvi korak trebao biti provjera:

• je li dobavljač poznat tvrtki
• je li roba ili usluga zaista naručena
• odgovara li račun ponudi, narudžbenici ili ugovoru
• je li isporučena ugovorena količina
• odgovara li ugovorena cijena
• je li usluga u cijelosti izvršena

Takva se provjera često naziva suštinskom ili poslovnom kontrolom računa.

Bez nje računovodstvo može provjeriti matematičku i poreznu ispravnost dokumenta, ali ne može uvijek potvrditi da je trošak stvarno nastao u skladu s dogovorom.

2. Kod robe treba usporediti račun s narudžbom i primitkom

Ako tvrtka kupuje robu ili materijal, samo postojanje računa nije dovoljno.

Dobro organiziran proces uključuje usporedbu najmanje nekoliko informacija:

narudžba → stvarno zaprimljena roba → račun dobavljača.

Primjerice, ako je naručeno 50 komada proizvoda, zaprimljeno 45, a dobavljač fakturirao svih 50, razliku treba utvrditi prije knjiženja i plaćanja.

Što je tvrtka veća i što ima više dobavljača, to ovakav kontrolni mehanizam postaje važniji.

3. Voditelj ili odgovorna osoba treba odobriti trošak

Nakon što je potvrđeno da je roba ili usluga stvarno zaprimljena, u mnogim je tvrtkama korisno uvesti još jednu razinu kontrole – odobrenje odgovorne osobe.

To može biti voditelj odjela, direktor, vlasnik ili druga osoba kojoj je internim pravilima dano pravo odobravanja troškova.

Posebno je korisno definirati limite.

Primjerice, voditelj odjela može samostalno odobravati račune do određenog iznosa, dok veće račune treba potvrditi direktor.

Na taj način eRačun prolazi jasan digitalni put od primitka do konačnog odobrenja.

4. Što zatim kontrolira računovodstvo?

Tek nakon poslovne potvrde račun dolazi u fazu računovodstvene kontrole.

Računovodstvo tada provjerava podatke potrebne za pravilno evidentiranje poslovnog događaja, primjerice podatke o izdavatelju i primatelju, datum i broj računa, poreznu osnovicu, PDV, vrstu troška i ostale elemente relevantne za knjiženje.

Zakon o fiskalizaciji propisuje niz podataka koji se kod fiskalizacije eRačuna dostavljaju Sustavu za fiskalizaciju, uključujući broj i datum računa, izdavatelja i primatelja, vrstu i količinu isporuke, poreznu osnovicu, stopu i iznos PDV-a te podatke povezane s plaćanjem.

Računovodstvo zatim određuje na koja će se konta poslovni događaj evidentirati i kako će se porezno tretirati.

5. Što ako račun nije ispravan?

Neispravan ili poslovno neopravdan račun ne bi trebalo samo ostaviti u sustavu bez daljnjeg postupanja.

Ako, primjerice:

• roba nije isporučena
• usluga nije izvršena
• iznos ne odgovara ugovoru
• fakturirana je pogrešna količina
• račun je poslan pogrešnom poslovnom subjektu
• postoje druge bitne nepravilnosti,
• potrebno je kontaktirati dobavljača i riješiti razliku

Kod eRačuna važno je voditi računa i o formalnom postupku odbijanja. Prema Zakonu o fiskalizaciji, primatelj podatke o odbijenim eRačunima dostavlja Sustavu za fiskalizaciju do 20. dana u mjesecu za prethodni mjesec, uz navođenje razloga odbijanja. Dostavom podatka o odbijanju smatra se i da primatelj neće koristiti pravo na pretporez po tom računu.

Zato odluka o odbijanju računa ne bi trebala biti neformalna ni prepuštena slučaju.

Tko je, dakle, odgovoran za kontrolu eRačuna?

Najbolje rezultate daje podjela odgovornosti.

Osoba koja je naručila robu ili uslugu provjerava je li ono što je fakturirano stvarno naručeno i isporučeno.

Voditelj ili druga ovlaštena osoba potvrđuje da je trošak opravdan i odobren.

Računovodstvo provjerava računovodstvenu i poreznu ispravnost te provodi knjiženje.

Osoba zadužena za plaćanja izvršava plaćanje tek kada su prethodne kontrole završene.

U manjim tvrtkama neke od tih funkcija može obavljati ista osoba, dok ih je u većim poslovnim sustavima korisno jasno razdvojiti.

Dobar sustav treba odgovoriti na pet jednostavnih pitanja

Prije knjiženja svakog ulaznog eRačuna trebalo bi moći odgovoriti na sljedeće:

• Tko je nešto naručio?
• Je li roba ili usluga isporučena?
• Odgovaraju li cijena i količina dogovoru?
• Tko je odobrio trošak?
• Je li račun računovodstveno i porezno ispravan?

Ako na neko od ovih pitanja nema jasnog odgovora, račun još nije spreman za završnu obradu.

Digitalizacija je prilika za bolju, a ne samo bržu kontrolu

Jedna od najvećih prednosti eRačuna upravo je mogućnost automatizacije procesa.

Umjesto slanja računa e-mailom različitim zaposlenicima ili fizičkog potpisivanja dokumentacije, tvrtke mogu uspostaviti digitalni proces u kojem se jasno vidi:

račun zaprimljen → poslan na kontrolu → odobren → knjižen → spreman za plaćanje.

Takav sustav može smanjiti mogućnost dvostrukog knjiženja, neodobrenih troškova, izgubljenih računa i zakašnjelih plaćanja.

Najvažnije je unaprijed definirati tko je zadužen za pojedini korak.

Uredna interna kontrola olakšava i računovodstvo

eRačun donosi tehnološku promjenu, ali kvalitetno računovodstvo i dalje ovisi o točnim informacijama i jasno postavljenim poslovnim procesima.

Ako želite urediti računovodstvene procese svoje tvrtke ili vam je potrebna stručna podrška u području računovodstva, poreza i financijskog poslovanja, obratite se UHY HB EKONOM-u iz Splita.

Pružaju računovodstvene usluge, računovodstveno i porezno savjetovanje, reviziju, poslovno savjetovanje, due diligence i druge usluge povezane s financijskim poslovanjem poduzeća.

Digitalizacija može ubrzati obradu dokumenata, ali dobro postavljene kontrole osiguravaju da brzina ne ide na štetu točnosti. Za kvalitetno vođenje poslovnih knjiga i stručnu podršku u organizaciji financijskih procesa kontaktirajte UHY HB EKONOM-u.