UNIECO Sudski tumač

Prijevod službenih, poslovnih ili osobnih dokumenata ne počinje tek kada prevoditelj otvori datoteku. Na brzinu i točnost prijevoda znatno utječe način na koji je dokumentacija pripremljena i dostavljena. Nečitke fotografije, izostavljene stranice, nepotpuni podaci ili nejasna namjena prijevoda mogu usporiti postupak i dovesti do dodatnih pitanja.

Dobra priprema osobito je važna kada su u pitanju rodni i vjenčani listovi, diplome, svjedodžbe, ugovori, sudske odluke, punomoći, potvrde o nekažnjavanju i druga dokumentacija koja se predaje državnim tijelima, poslodavcima, obrazovnim ustanovama ili poslovnim partnerima.

Stalni sudski tumači prevode pisane i izgovorene tekstove s hrvatskog na strani jezik, sa stranog na hrvatski ili između stranih jezika, za potrebe stranaka i različitih postupaka. 

Najprije provjerite kome predajete prijevod

Prije slanja dokumenata prevoditelju potrebno je utvrditi kojoj se ustanovi prijevod predaje i što ona točno zahtijeva. Nije isto prevodi li se dokument za informativnu uporabu, poslovnu komunikaciju, upis na fakultet, zapošljavanje, sudski postupak ili korištenje pred inozemnim tijelom.

Ustanovu kojoj se dokument predaje korisno je pitati:

treba li prijevod biti ovjeren

prihvaća li se preslika ili se traži izvornik

treba li prevesti i pečat Apostille

traži li se papirnata ili elektronička verzija

postoji li propisani obrazac ili posebna terminologija

koliko dokument smije biti star.

Takva provjera može spriječiti naručivanje pogrešne vrste prijevoda. Za pojedine službene postupke potreban je prijevod ovjeren pečatom i potpisom stalnog sudskog tumača, dok je za internu poslovnu ili informativnu uporabu ponekad dovoljan neovjeren prijevod.

Nije svaki dokument potrebno prevoditi na isti način

Ovjereni prijevod potvrđuje da prevedeni sadržaj odgovara tekstu dokumenta koji je sudskom tumaču dostavljen. Takvi se prijevodi najčešće koriste pred sudovima, javnopravnim tijelima, obrazovnim ustanovama i drugim institucijama koje zahtijevaju službenu dokumentaciju.

Kod marketinških tekstova, poslovne korespondencije, prezentacija, uputa i sadržaja za web stranice ovjera obično nije potrebna, osim ako je primatelj izričito traži.

Zato prevoditelju treba odmah navesti svrhu prijevoda. Isti se tekst može prevoditi drukčije ovisno o tome služi li pravnom postupku, komunikaciji s kupcima ili internom razumijevanju dokumentacije. Pravnom dokumentu važna je terminološka i sadržajna vjernost, dok promotivni tekst često traži prilagodbu jeziku i publici kojoj je namijenjen.

Pošaljite sve stranice dokumenta

Jedna od čestih pogrešaka jest slanje samo stranice na kojoj se nalazi glavni tekst. Međutim, poleđina dokumenta može sadržavati pečat, ovjeru, bilješku, broj predmeta, uputu ili drugi podatak važan za cjelovit prijevod.

Potrebno je poslati:

naslovnu i sve unutarnje stranice

prazne poleđine ako sadrže pečate ili oznake

dodatke i priloge

tablice i fusnote

potpise, pečate i rukom napisane napomene

dokument s Apostilleom ili drugim oblikom ovjere, kada postoji.

Ako je dokument sastavljen od više povezanih dijelova, prevoditelj treba znati njihov redoslijed. Datoteke je korisno imenovati brojevima, primjerice „01_diploma“, „02_dodatak_diplomi“ i „03_apostille“. Time se smanjuje mogućnost zamjene stranica i ubrzava pregled dokumentacije.

Skenirajte dokumente jasno i u visokoj kvaliteti

Zamućene fotografije, sjene, odrezani rubovi i odsjaj svjetla mogu otežati čitanje imena, datuma, brojeva i pečata. Kod službenih dokumenata samo jedan pogrešno pročitan znak može stvoriti problem prilikom predaje prijevoda.

Dokument je najbolje skenirati na ravnoj podlozi. Sve četiri strane trebaju biti vidljive, a tekst dovoljno velik i oštar za čitanje. Ako se dokument fotografira mobitelom, kameru treba držati ravno iznad papira i osigurati dobro, ujednačeno osvjetljenje.

Više stranica praktičnije je spojiti u jednu PDF datoteku nego ih slati kao niz nepovezanih fotografija. Fotografije iz aplikacija za dopisivanje ponekad se automatski smanjuju, pa sitan tekst i pečati mogu izgubiti čitljivost.

Skenirana preslika često može biti dovoljna za pregled dokumentacije, procjenu cijene i početak dogovora. Ipak, treba provjeriti zahtijeva li ustanova kojoj se prijevod predaje prijevod izvornika, ovjerene preslike ili druge točno određene verzije dokumenta.

Posebno provjerite osobna imena i brojeve

Osobna imena, prezimena, adrese, datumi rođenja, brojevi dokumenata i nazivi ustanova trebaju biti dosljedno preneseni. Problem se može pojaviti kada se isto ime u različitim dokumentima piše na više načina ili kada se transliterira iz pisma poput ćirilice, arapskog ili grčkog.

Prevoditelju je korisno dostaviti presliku putovnice ili drugog dokumenta iz kojeg je vidljivo kako se ime službeno piše latiničnim pismom. Time se izbjegava situacija u kojoj je prijevod jezično točan, ali se ime ne podudara s drugim dokumentima osobe.

Prije slanja treba provjeriti jesu li svi brojevi i datumi čitljivi. Ako je neki dio dokumenta oštećen ili blijed, to treba odmah napomenuti, a po mogućnosti dostaviti jasniju presliku.

Dostavite ranije prijevode i povezanu dokumentaciju

Kada je dio dokumentacije već preveden, stare prijevode korisno je poslati zajedno s novim materijalom. To je posebno važno kod višegodišnjih poslovnih odnosa, sudskih predmeta, tehničke dokumentacije i obrazovnih isprava.

Prethodni prijevodi mogu sadržavati već usvojene nazive društava, funkcija, proizvoda, ustanova i stručnih pojmova. Njihovo korištenje pomaže održati terminološku dosljednost u svim dokumentima.

Ipak, stari prijevod nije nužno uvijek najbolji ili aktualan izvor. Prevoditelj ga može koristiti kao referencu, ali treba znati je li riječ o službeno prihvaćenoj terminologiji ili samo ranijoj radnoj verziji.

Za poslovne i stručne tekstove korisno je dostaviti i rječnike, interne kratice, kataloge, poveznice na službene stranice ili popis izraza koje tvrtka već koristi.

Kod poslovnih tekstova pošaljite datoteku koja se može uređivati

Za ugovore, izvještaje, prezentacije i druge poslovne dokumente najpraktičnije je poslati izvornu Word, Excel ili PowerPoint datoteku. Prevoditelj tada može zadržati strukturu, tablice i raspored sadržaja te izravno unositi prijevod.

PDF dokumenti mogu biti prikladni za pregled, ali njihovo uređivanje nije uvijek jednostavno, osobito kada sadrže skenirane stranice, složene tablice ili tekst ugrađen u slike.

Kada postoji samo skenirani primjerak, potrebno je računati da će za obradu i ponovno oblikovanje dokumenta možda trebati više vremena. Zato je korisno odmah navesti treba li završna verzija izgledom odgovarati izvorniku ili je dovoljan prevedeni tekst bez posebnog oblikovanja.

Jasno označite što treba prevesti

Kod opsežne dokumentacije nije uvijek potrebno prevesti sve stranice. Možda su potrebni samo određeni članci ugovora, jedan prilog ili stranice koje sadrže podatke relevantne za postupak.

Takve dijelove treba jasno označiti i navesti brojeve stranica. Nije dovoljno napisati „prevedite važni dio“ jer prevoditelj ne može znati koji je sadržaj za naručitelja presudan.

Kod službenih postupaka prije odluke o djelomičnom prijevodu treba provjeriti prihvaća li ga ustanova kojoj se dokument predaje. Izostavljanje pojedinih dijelova može biti neprihvatljivo ako su potrebni za razumijevanje cjeline.

Navedite točan jezik i državu uporabe

Nije dovoljno uvijek napisati samo da je potreban prijevod „na engleski“ ili „na njemački“. Korisno je navesti državu u kojoj će se dokument koristiti i ustanovu kojoj će se predati.

Terminologija i administrativni izrazi mogu se razlikovati među državama koje koriste isti jezik. Također, pojedine ustanove mogu imati vlastite nazive obrazovnih stupnjeva, pravnih pojmova i službenih funkcija.

Podatak o zemlji uporabe pomaže prevoditelju odabrati prikladnu terminologiju i upozoriti naručitelja na moguća dodatna pitanja, primjerice treba li dokument prije prijevoda pribaviti određenu ovjeru.

Provjerite postoji li višejezični standardni obrazac

Za određene javne isprave koje se koriste između država članica Europske unije može biti dostupan višejezični standardni obrazac. On služi kao pomoć pri razumijevanju dokumenta i u pojedinim slučajevima može smanjiti potrebu za prijevodom. Pravila se odnose samo na određene vrste javnih isprava i ne znače da prijevod nikada neće biti potreban.

Takvi obrasci mogu se odnositi, među ostalim, na dokumente povezane s rođenjem, smrću, brakom, prebivalištem i nekažnjavanjem. Izdaje ih nadležno tijelo države koja je izdala javnu ispravu.

Prije narudžbe prijevoda zato se isplati provjeriti prihvaća li primatelj višejezični obrazac. To može pojednostavniti postupak, ali konačnu odluku donosi nadležno tijelo kojem se dokument predaje.

Rok navedite odmah, a ne nakon slanja

Prevoditelju treba odmah reći kada dokument mora biti spreman. Rok „što prije“ nije dovoljno precizan. Potrebno je navesti konkretan datum i vrijeme te objasniti treba li prijevod prije toga poslati poštom ili osobno predati.

Na vrijeme izrade utječu duljina dokumenta, jezična kombinacija, složenost stručne terminologije, kvaliteta skena, potreba za ovjerom i trenutačna dostupnost prevoditelja.

Kod hitnog prijevoda posebno je važno poslati potpunu dokumentaciju odjednom. Naknadno dodavanje stranica ili promjena verzije može utjecati na dogovoreni rok i cijenu.

Za važne postupke ne treba čekati posljednji dan. Dobro je ostaviti vrijeme za pregled prijevoda, dostavu i eventualno pribavljanje dodatnih ovjera.

Ne šaljite više različitih verzija bez objašnjenja

Kod ugovora, potvrda i poslovnih dokumenata često postoji više nacrta. Ako se prijevod započne na jednoj verziji, a zatim stigne nova bez jasno označenih promjena, lako može doći do zabune.

Datoteke treba označiti datumom ili brojem verzije, primjerice „ugovor_v3_konačno“. U poruci treba jasno napisati koja je verzija važeća i što se promijenilo u odnosu na prethodnu.

Nakon što je prijevod dovršen, izmjena samo jedne rečenice u izvorniku može zahtijevati izmjenu prevedenog teksta i ponovno oblikovanje dokumenta. Zato je, kad god je moguće, najbolje poslati konačnu verziju.

Zaštitite povjerljive podatke, ali ne uklanjajte nužan sadržaj

Dokumenti za prijevod često sadrže osobne, financijske, zdravstvene ili poslovno osjetljive podatke. Potrebno ih je slati dogovorenim kanalom i provjeriti jeste li se obratili točnoj osobi.

Kod prijevoda koji služi samo za informativnu procjenu ponekad se mogu prekriti podaci koji nisu važni za razumijevanje sadržaja. Međutim, kod ovjerenog prijevoda nije dobro samoinicijativno uklanjati imena, brojeve i druge dijelove dokumenta jer prijevod treba odgovarati dostavljenom primjerku.

Ako postoji zabrinutost oko zaštite podataka, to treba prije slanja dogovoriti sa sudskim tumačem.

Dobro pripremljena dokumentacija štedi vrijeme

Najbrži prijevod nije rezultat preskakanja provjera, nego dobre organizacije. Potpune i čitljive datoteke, jasno navedena svrha, točan rok i podaci o ustanovi kojoj se prijevod predaje omogućuju prevoditelju da odmah procijeni zadatak i započne rad.

Prije slanja korisno je još jednom provjeriti jesu li priložene sve stranice, je li tekst čitljiv, jesu li imena pravilno navedena i postoji li Apostille ili drugi dodatak koji također treba obraditi.

Za stručnu procjenu dokumentacije te dogovor prijevoda i potrebne ovjere čitatelji se mogu javiti UNIECO Sudskom tumaču iz Zagreba. Pravodobnim savjetovanjem lakše je utvrditi što treba prevesti, u kojem obliku dostaviti dokumente i kako izbjeći nepotrebna ponavljanja postupka.

Dobro pripremljen dokument ne olakšava posao samo prevoditelju. On smanjuje mogućnost pogrešaka, ubrzava isporuku i povećava vjerojatnost da će prijevod biti spreman u obliku koji odgovara zahtjevima ustanove kojoj se predaje.