LINGO LAB, obrt za prevoditeljske djelatnosti

Selite u inozemstvo, prijavljujete se za posao kod stranog poslodavca ili vam strana institucija traži dokaz da niste osuđivani? U takvim situacijama među potrebnom dokumentacijom često se pojavljuje ono što se u svakodnevnom govoru naziva potvrdom o nekažnjavanju.

Međutim, prije nego što dokument pošaljete na prijevod, važno je utvrditi koju potvrdu institucija zapravo traži. U Hrvatskoj se naziv „potvrda o nekažnjavanju“ kolokvijalno koristi za dva različita dokumenta: uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak i potvrdu odnosno uvjerenje iz kaznene evidencije. Ta dva dokumenta ne potvrđuju istu stvar.

Zato postupak najbolje započinje jednim jednostavnim korakom – provjerom zahtjeva institucije kojoj ćete dokument predati.

„Potvrda o nekažnjavanju“ nije službeni naziv jednog dokumenta

U svakodnevnom razgovoru često ćemo čuti: „Treba mi potvrda o nekažnjavanju.“

Problem je u tome što to nije dovoljno precizna informacija.

Uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak potvrđuje da se protiv osobe u Republici Hrvatskoj ne vodi kazneni postupak za kaznena djela koja se progone po službenoj dužnosti.

S druge strane, potvrda iz kaznene evidencije sadrži podatke iz kaznene evidencije i koristi se, između ostalog, za ostvarivanje određenih prava u inozemstvu ili međunarodnoj organizaciji.

To znači da jedan dokument ne treba automatski zamijeniti drugim.

Ako strana institucija traži određenu vrstu potvrde, prije vađenja i prevođenja dokumenta najbolje je provjeriti njezin točan naziv i svrhu.

Kada se prijevod takve potvrde najčešće traži?

Potreba za prijevodom može se pojaviti u različitim administrativnim i poslovnim situacijama.

Primjerice, dokument može biti potreban prilikom:

• zapošljavanja u inozemstvu
• reguliranja boravka u drugoj državi
• određenih postupaka vezanih uz vizu
• prijave za školovanje ili stručni program
• postupaka pred stranom institucijom
• ostvarivanja određenog prava u inozemstvu
• poslovnih ili profesionalnih postupaka
• administrativnih postupaka pred međunarodnim organizacijama

Za potvrdu iz kaznene evidencije hrvatski propisi posebno predviđaju mogućnost izdavanja fizičkim i pravnim osobama kada im je dokument potreban radi ostvarivanja prava u inozemstvu ili međunarodnoj organizaciji.

Ipak, zahtjevi se razlikuju od države do države i od institucije do institucije.

Prvo pitajte instituciju što točno prihvaća

Prije nego što zatražite dokument, korisno je provjeriti nekoliko stvari:

• traži li se potvrda iz kaznene evidencije ili uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak
• koliko dokument smije biti star
• na kojem jeziku ga treba dostaviti
• zahtijeva li se ovjereni prijevod
• treba li dokument dodatno legalizirati ili ovjeriti apostilom

Ovaj korak može vam uštedjeti vrijeme i novac.

Nema smisla prevoditi dokument za koji ćete naknadno saznati da nije onaj koji primatelj zahtijeva.

Kako se dobiva uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak?

Uvjerenje da se ne vodi kazneni postupak moguće je zatražiti putem sustava e-Građani ili kod nadležnog općinskog suda.

Ako je dokument potreban za uporabu u inozemstvu, službene upute Ministarstva navode da se zahtjev podnosi općinskom sudu odnosno njegovoj stalnoj službi. U toj se situaciji može zatražiti i primjerak potpisan od ovlaštenog službenika s pečatom suda.

Upravo zato je prije vađenja dokumenta dobro naglasiti da će se koristiti u inozemstvu.

A kako se dobiva potvrda iz kaznene evidencije?

Potvrdu iz kaznene evidencije izdaje Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije.

Može se zatražiti putem portala e-Građani ili u sjedištu Ministarstva, a osobe koje borave u inozemstvu mogu je, prema službenim informacijama, zatražiti i preko hrvatskog veleposlanstva ili konzularnog ureda.

Potvrda se izdaje na hrvatskom jeziku.

Ako će se koristiti u inozemstvu, tada dolazimo do sljedećeg pitanja – treba li je prevesti.

Je li uvijek potreban prijevod?

Ne nužno.

Kod dokumenata namijenjenih drugim državama članicama Europske unije postoje određena pojednostavljenja.

Hrvatski državljani uz potvrdu iz kaznene evidencije za potrebe u državama članicama EU-a mogu, pod propisanim uvjetima, zatražiti i višejezični standardni obrazac koji služi kao pomoć pri razumijevanju i prevođenju javne isprave.

Međutim, službena stranica gov.hr izričito navodi da tijelo kojem se dokument predaje i dalje može zatražiti prijevod ili transliteraciju ako mu je to potrebno za postupanje.

Zato ni kod dokumentacije unutar EU-a nije dobro unaprijed pretpostaviti da prijevod neće biti potreban.

Najsigurnije je provjeriti zahtjev primatelja.

Kada je potreban ovjereni prijevod sudskog tumača?

Ako potvrdu predajete stranom državnom tijelu, sudu, poslodavcu ili drugoj instituciji, moguće je da će biti potreban ovjereni prijevod stalnog sudskog tumača.

Takav prijevod razlikuje se od običnog informativnog prijevoda jer sudski tumač svojim potpisom i ovjerom potvrđuje da prijevod odgovara sadržaju izvornog dokumenta.

Kod službene dokumentacije zato nije dovoljno samo pitati:

„Na koji jezik trebam prijevod?“

Treba provjeriti i:

„Treba li prijevod biti ovjeren?“

Zahtjevi nisu jednaki u svim državama ni postupcima, pa konačnu informaciju treba zatražiti od institucije koja će dokument zaprimiti.

Što ako institucija traži apostille?

Kod korištenja određenih hrvatskih javnih isprava u inozemstvu može biti potrebna dodatna nadovjera odnosno apostille.

Kod potvrde iz kaznene evidencije službene upute posebno navode da, ako strano tijelo traži potvrdu ovjerenu apostilom, potvrdu treba zatražiti u sjedištu Ministarstva kako bi bila izdana s potpisom ovlaštenog službenika i pečatom Ministarstva.

Zato je redoslijed postupka važno provjeriti prije prevođenja.

Ovisno o državi i instituciji, može biti potrebno prvo pribaviti odgovarajući oblik izvornog dokumenta, zatim eventualnu nadovjeru, a tek potom prijevod.

Ne prevodite pogrešan dokument samo zato što naziv zvuči slično

Jedna od najčešćih administrativnih pogrešaka upravo je zamjena dva slična dokumenta.

Primjerice, osoba može zatražiti uvjerenje da se protiv nje trenutačno ne vodi kazneni postupak, dok strana institucija zapravo želi podatke iz kaznene evidencije.

Iako se oba dokumenta često nazivaju „potvrdom o nekažnjavanju“, njihov sadržaj i pravna svrha nisu jednaki.

Zato je korisno prevoditelju uz dokument navesti i za koju se državu i svrhu prijevod izrađuje.

To ne mijenja zahtjeve institucije, ali prevoditelju daje važan kontekst.

Dokument mora biti čitljiv

Kao i kod svake druge službene isprave, prijevod može biti kvalitetan samo ako je izvornik dovoljno čitljiv.

Ako dokument šaljete elektronički, provjerite jesu li jasno vidljivi:

• ime i prezime
• datumi
• svi tekstualni podaci
• oznake institucije
• eventualni pečati i potpisi
• broj dokumenta
• sve stranice dokumenta

Ako je dio potvrde odrezan ili nečitljiv, prevoditelj možda neće moći pouzdano prenijeti sve informacije.

Najbolji izbor je kvalitetan sken ili originalna elektronička datoteka.

Pazite i na rok valjanosti koji traži primatelj

Sama potvrda može biti uredno izdana, ali određena institucija može zahtijevati da nije starija od određenog broja mjeseci.

Zato nije uvijek dobro vaditi dokument prerano.

Ako, primjerice, postupak pred stranom institucijom počinje tek za nekoliko mjeseci, provjerite koliko svježu potvrdu traže.

Tako možete izbjeći ponovno izdavanje i ponovno prevođenje istog dokumenta.

Što poslati prevoditelju?

Za lakšu procjenu prijevoda korisno je odmah poslati:

• jasnu presliku cijelog dokumenta
• informaciju na koji jezik se prevodi
• informaciju gdje će se dokument koristiti
• podatak treba li ovjereni prijevod
• željeni rok

Ako niste sigurni je li riječ o pravoj vrsti dokumenta, možete prije početka prijevoda dodatno provjeriti zahtjev institucije koja ga traži.

Dobra priprema značajno smanjuje mogućnost naknadnih izmjena.

Nazivi institucija, pravni izrazi i službene formulacije moraju ostati precizni

Prijevod potvrde iz službene evidencije nije marketinški tekst u kojem se rečenice mogu slobodno prilagođavati.

Kod ovakvih dokumenata važno je precizno prenijeti:

• naziv tijela koje je dokument izdalo
• vrstu evidencije
• službene formulacije
• osobne podatke
• datume
• brojeve i oznake
• eventualne napomene

Posebno kod pravne terminologije doslovan prijevod nije uvijek i odgovarajući stručni prijevod.

Zato je za službene dokumente važna terminološka preciznost i poznavanje načina na koji se određeni pojmovi prenose na ciljni jezik.

LINGO LAB za prijevod službene dokumentacije

Ako vam je potrebna pomoć s prijevodom potvrda, uvjerenja ili druge dokumentacije za korištenje u inozemstvu, LINGO LAB, obrt za prevoditeljske djelatnosti pruža usluge prijevoda različitih osobnih, poslovnih i službenih dokumenata.

Ako trebate prijevod dokumenta koji kolokvijalno nazivamo „potvrdom o nekažnjavanju“, prije svega provjerite koju točno ispravu strana institucija zahtijeva. Nakon što pribavite odgovarajući dokument i utvrdite treba li običan ili ovjereni prijevod, LINGO LAB može vam pomoći u pripremi prijevoda na traženi jezik.

Kod službenih dokumenata najvažnije je krenuti pravim redoslijedom: provjeriti što institucija traži, pribaviti odgovarajuću potvrdu i tek zatim organizirati prijevod. Tako se smanjuje mogućnost nepotrebnog ponavljanja cijelog postupka.